Réglement intérieur

ASSOCIATION FEDERATIVE
LA MAISON DE LA PLACE DES FÊTES
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REGLEMENT INTERIEUR

Adhésion

Article 1 - Les adhésions

Les adhésions à la Maison de la Place des Fêtes se font soit à titre individuel soit à titre associatif. Un bulletin d’adhésion est à compléter (annexe 1) et à remettre aux membres du Bureau accompagné des pièces nécessaires à l’étude du dossier.

Toute adhésion peut être acceptée à titre provisoire par le Bureau, dans l'attente de la prochaine réunion du Conseil d’Administration qui confirmera ou infirmera alors l'adhésion.

L’adhésion est soumise à l'approbation du Conseil d’Administration qui juge de la compatibilité de la demande avec les objectifs de l'Association Fédérative.

L'Association Fédérative "La Maison de la Place des Fêtes" n’est ni une tribune politique, ni un lieu de culte. Elle se conforme à la législation française.

Toute association désirant adhérer doit fournir  les documents suivants :

• copie des statuts initiaux et actuels s’ils ont été modifiés depuis,
• récépissé de la 1ère déclaration (création) déposée en Préfecture,
• insertion (création) au Journal Officiel,
• récépissé de la Préfecture de la dernière modification apportée à l’administration de l’association ou aux statuts et la dernière publication au Journal Officiel si cette modification a nécessité une publication,
• liste des membres du Bureau avec indication de leurs fonctions, adresses, téléphone et courriel,
• dernier rapport d’activité et financier de l’association,
• photocopie de l’attestation d’assurance.

Ces documents sont soumis au Conseil d’Administration qui accepte ou non l'adhésion.

Article 2 - Perte de la qualité d’adhérent

La qualité d'adhérent se perd par :

• la démission,
• le décès de la personne physique ou la dissolution de la personne morale,
• la perte pour les motifs suivant :
  
  • le non paiement de la cotisation exigible,
  • le non paiement de la location de la salle,
  • le non respect des règles statutaires ou du règlement intérieur,
  • le non respect des intérêts de l’association fédérative et/ou de sa réputation.

Pour la perte de qualité d’adhérent du fait de la démission ou du décès de la personne, dès que l’information est connue, le ou la Secrétaire remet à jour le tableau des adhérents en enregistrant ces informations, envoie celui-ci à l’ensemble des membres du Bureau et du Conseil d’Administration et modifie les contacts sur la messagerie.

Pour les autres motifs, le Bureau devra :

• Envoyer une lettre ou un courriel à l’intéressé en l’invitant à fournir des explications sur le motif qui pourrait entraîner la perte de sa qualité d’adhérent avec une date butoir pour la réponse,

• Mettre à l’ordre du jour de la réunion du Conseil d’Administration qui suit ladite date butoir ce dossier de « Perte de la qualité d’adhérent » pour examiner, vérifier, et étudier chaque situation,

Lors de cette même réunion, le Conseil d’Administration prononce ou non la perte de la qualité d’adhérent après étude complète du dossier. La décision sera prise à la majorité du Conseil d’Administration. Elle est retranscrite dans le compte rendu de réunion par le ou la Secrétaire.

La décision du Conseil d’Administration sera envoyée sous lettre recommandée avec accusé de réception à l’intéressé. Elle l’informera de sa perte de qualité d’adhérent de l’association fédérative.

Le tableau des adhérents sera remis à jour par le ou la Secrétaire qui enverra celui-ci à l’ensemble des membres du Bureau et du Conseil d’Administration. Il en sera de même pour les contacts sur la messagerie.

Article 3 - Les obligations réciproques

L'Association Fédérative collabore avec les associations membres et les adhérents individuels dans le cadre défini par les statuts et le règlement intérieur, dans un esprit de respect mutuel. Elle s'interdit toute ingérence dans le fonctionnement des associations adhérentes.

Toute association adhérente doit fournir à l'Association Fédérative le compte-rendu de sa propre Assemblée Générale, comportant notamment son rapport d'activité, son bilan financier, le nombre de ses adhérents ainsi que la composition de son instance dirigeante.

Les associations doivent obligatoirement fournir chaque année une attestation d'assurance pour tous les risques relatifs encourus tant dans le local de l’Association Fédérative que dans leurs activités extérieures.

Fonctionnement de la Maison de la Place des fetes

Article 4 - Le Conseil d’Administration

Lors de la première réunion du Conseil d’Administration qui suivra l'Assemblée Générale, il sera procédé à l'élection du Bureau et du (de la) Président(e).

Le Conseil d’Administration définit les grandes orientations.

Le Conseil d’Administration se réunit au moins 4 fois par an. Il peut être exceptionnellement réuni en séance supplémentaire par son(sa) Président(e) ou à la demande de la moitié de ses membres.

Il est convoqué par son(sa) Président(e).

La présence de la moitié de ses membres, au moins, est nécessaire pour la validité de ses délibérations.

En dehors des membres du Bureau, les membres du Conseil d’Administration siégeant au titre d'une personne morale peuvent se faire remplacer par un représentant dûment mandaté à cet effet.

Trois absences consécutives aux réunions du Conseil d’Administration peuvent justifier une exclusion du Conseil d’Administration.

Il est tenu procès-verbal des séances.

Ces procès-verbaux sont communiqués aux membres du Conseil d’Administration avant la séance suivante pour validation.

Le Conseil d’Administration prépare et convoque l’Assemblée Générale.

Article 5 - Le Bureau

Le Bureau assure la gestion courante de l’association, applique les orientations définies par le Conseil d’Administration et validées par l’Assemblée Générale.

Le Bureau se réunit autant que nécessaire et au minimum une fois avant chaque Conseil d’Administration pour le préparer. Il convoque les réunions du Conseil d’Administration par tout moyen.

Il est chargé de gérer la vie courante de l'Association Fédérative.

En cas de vacance d’un ou plusieurs membres du Bureau entre 2 Assemblées Générales, le Conseil d’Administration pourra pourvoir, par élection d’un ou plusieurs de ses membres, aux postes laissés vacants, s’il est urgent de procéder à leur remplacement.

Pouvoirs du Bureau

Le Bureau dispose de tous les pouvoirs qui ne sont pas statutairement réservés à l’Assemblée Générale ou au Conseil d’Administration pour gérer, diriger et administrer l’association en toutes circonstances.

Le(a) Président(e) est chargé d’exécuter les décisions du Bureau et d’assurer le bon fonctionnement de l’association. Il représente l’association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous les pouvoirs à cet effet. Il a notamment qualité pour agir en justice au nom de l’association. Le(a) Président(e) convoque les Assemblées Générales et les réunions du Bureau. Il fait ouvrir et fonctionner au nom de l’association, auprès de toute banque ou tout établissement de crédit, tout compte. Il peut déléguer à un autre membre ou à un permanent de l’association certains des pouvoirs ci-dessus énoncés.

Le(a) Trésorier(ière) est chargé de la gestion de l’association. Il perçoit les recettes, effectue les paiements, sous le contrôle du(de la) Président(e). Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations et rend compte à l’Assemblée Générale qui statue sur la gestion. Comme le(a) Président(e), il fait ouvrir et fonctionner tout compte au nom de l’association, auprès de toute banque ou tout établissement de crédit.

Le(a) Secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives. Il rédige les procès-verbaux de réunions des Conseils d’Administrations et du Bureau et en assure la transcription sur les registres, notamment le registre spécial prévu par la loi et le registre des délibérations. Il est en charge, en général, de toutes les écritures concernant le fonctionnement de l’association, à l’exception de celles qui concernent la comptabilité.

Réunions du Bureau

Le Bureau se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’association l’exige, sur convocation du(de la) Président(e) ou à la demande de la moitié des membres du Bureau.

Tout membre du Bureau qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

La présence de la moitié des membres du Bureau est nécessaire pour la validité des délibérations. Lorsque le Bureau n’est composé que de 2 personnes, leur présence est obligatoire. Le vote par procuration est autorisé mais nul ne peut détenir plus d'un pouvoir. Le vote par correspondance n'est pas admis. Si ce quorum n'est pas atteint, le Bureau est à nouveau convoqué et peut alors délibérer quel que soit le nombre de membre présents ou représentés.

Les salariés éventuels de l’association, par l’intermédiaire de leurs représentants, peuvent être invités à participer aux réunions, avec voix consultative.

Article 6 - L'Assemblée Générale

Seuls les adhérents à jour de cotisation peuvent participer aux Assemblées Générales.

L’Assemblée Générale délibère valablement avec un quorum de 50 % des membres présents ou représentés.

La convocation est adressée aux adhérents au moins quinze jours avant la date de l'Assemblée avec mention de l'ordre du jour. Y seront joints si possible : bilans d’activités, financier et perspectives ainsi que les candidatures connues au Conseil d’Administration.

L'élection des membres du Conseil d’Administration se fait en Assemblée Générale. Le nombre de ses membres est arrêté lors de celle-ci.

Au début de l’Assemblée Générale, deux Secrétaires seront nommés parmi les membres présents, sur la base du volontariat. Ils prendront des notes et rédigeront le procès-verbal. Le procès-verbal est soumis à l'approbation du Conseil d’Administration. Il peut être consulté sur demande au siège de l'Association Fédérative la Maison de la Place des Fêtes.

UTILISATION DES LOCAUX

Article 7 - L'Utilisation des locaux associatifs

La capacité d’accueil du local de la Maison de la Place des Fêtes est de 49 personnes maximum (Etablissement de type L de 5^ème catégorie) selon la Préfecture de Police.

Toute association peut demander sa domiciliation à la Maison de la Place des Fêtes. Au moment de son adhésion, elle fournit un courrier qui demande spécifiquement cette domiciliation. Cette dernière sera actée au cours du Conseil d’Administration suivant la demande.

Des pochettes courrier sont à la disposition des associations domiciliées.

Les associations adhérentes partagent un local mis à disposition par la Maison de la Place des Fêtes. Les utilisateurs du local et les responsables des associations sont tous des bénévoles et chacun est responsable du maintien et de l’entretien des locaux.

Le local est utilisable de 9 heures à 22 heures tous les jours, sur réservation.

Aucune utilisation de locaux ne peut être faite par des non adhérents.

L'utilisation des locaux peut être suspendue sans préavis si l'association utilisatrice n'a pas fournie de contrat d'assurance couvrant la période d'utilisation de la salle.

Les utilisateurs sont tenus de remettre en ordre et de laisser propres les locaux après utilisation. Ils doivent respecter le règlement intérieur, adopté par le Conseil d’Administration ainsi que toutes instructions émises et affichées par le Bureau.

Ils doivent laisser sur place tout matériel mis à disposition par l'Association Fédérative.

Ils doivent signaler au Bureau toute détérioration de matériel ou d'installation, soit constatée à leur entrée dans les lieux, soit survenue pendant leur activité. Si leur responsabilité est engagée, ils seront tenus d'assurer les conséquences financières de ces détériorations.

Nuisances sonores : Le local est mitoyen de logements de particuliers, il est donc impératif d’être vigilant sur les nuisances sonores que les activités peuvent produire, a fortiori en soirée. Attention en particulier, lors de la sortie du local, car la coursive fait caisse de résonance.

Hygiène et propreté : Les locaux doivent rester impeccables pour l’association qui lui succèdera : Pour ce faire, le matériel (balai, seau et serpillière) et les produits d’entretien sont à leur disposition dans les placards des sanitaires.

Il est rigoureusement interdit de fumer dans le local. Si certains adhérents fument à l’extérieur, ils doivent poser leurs mégots dans le cendrier mis à leur disposition à l’entrée.

Poubelles et déchets : En cas de fête, à l’issue de celle-ci, les associations doivent éliminer elles-mêmes leurs déchets. En bas des escaliers donnant sur la rue Augustin Thierry, à gauche se trouve un conteneur à bouteilles et sur le trottoir une poubelle urbaine pour les emballages, plastiques et canettes de boissons.

Rangement : Pour des raisons de sécurité, le couloir doit demeurer dégagé en permanence. Ne doivent rester dans le couloir que les chaises alignées, les présentoirs et le réfrigérateur.

La réserve est très exigüe et ne doit contenir que du matériel utile à l’activité présente. Si une association désire éliminer du matériel obsolète, elle doit appeler le service des encombrants en Mairie centrale au 39 75 et faire le nécessaire pour déposer les objets en temps et en heure.

A l’issue de l’utilisation du local : Le réfrigérateur doit être nettoyé et vidé, à l’exclusion d’éventuelles bouteilles et briques de liquides non entamées. La Maison de la Place des Fêtes décline toute responsabilité quant à la conservation des bouteilles stockées dans le réfrigérateur. Elle se réserve le droit de jeter tout produit périmé ou entamé.

Toutes les chaises doivent être empilées, sur 3 colonnes et 2 rangs, au fond du couloir et le porte manteau doit être placé parallèlement au mur des sanitaires.

Aucun élément (ex : le porte manteau) ne doit gêner l’accès  à la réserve, ni aux sanitaires.

Au départ du local, les fenêtres doivent être fermées, les rideaux relevés et l’éclairage éteint.

Gestion des créneaux horaires : Tout adhérent qui utilise les locaux de la Maison de la Place des Fêtes doit contribuer financièrement à leur fonctionnement, en sus de la cotisation. L'utilisation d'un créneau horaire fait donc l'objet d'une participation financière dont le montant est arrêté chaque année en Assemblée Générale.

Le Conseil d’Administration désigne un ou plusieurs membres du Bureau chargé d’enregistrer les demandes de créneaux horaires. Ces derniers planifient l’utilisation du local.

Chaque fin de mois, l’utilisateur reçoit un récapitulatif des créneaux utilisés. Celui-ci doit envoyer immédiatement le chèque de paiement au(à la) Trésorier(ière) de l’association. Un reçu sera établi par celui-ci.

Gestion des Locaux :

La gestion courante des locaux est assurée par le Bureau. Celui-ci est chargé de veiller au bon usage des locaux par les associations utilisatrices.

Le Bureau gère l'attribution d'espaces tant en matière de stockage de matériel que d'affichage sur les murs. Ces attributions se font dans le respect d'un nécessaire fonctionnement collectif. Tout affichage doit être soumis au Bureau qui en juge l'opportunité, en détermine l'emplacement et la durée.

Le placement de brochures d’information sur les associations et leurs activités est possible sur les meubles supports dans le couloir d’entrée, dans le respect du rangement des documents déjà en place. Le Bureau peut retirer les brochures obsolètes ou sans rapport avec les activités soutenues par la Maison de la Place des Fêtes.

Les difficultés qui pourraient survenir dans l'exécution de ces différents points seront soumises par le Bureau au Conseil d’Administration qui décidera de la conduite à tenir.

Article  8 - Consignes de Sécurité

Les consignes de sécurité du local de la Maison de la Place des Fêtes sont définies et actualisées par le Conseil d’Administration qui les communique par l’intermédiaire du bureau aux associations utilisatrices. Un ou des affichages dans le local rappellent les principales consignes à respecter.

Paris, le 25 mars 2013,

la Présidente,
           
Madame Gwenaële Viaouët